I - Contextualização

A Portaria MTE nº 547/2025, publicada pelo Ministério do Trabalho e Emprego, dispõe sobre a emissão de certidões de cumprimento da reserva legal de contratação de pessoas com deficiência e reabilitados da Previdência Social (art. 93 da Lei nº 8.213/1991) e de aprendizes (art. 429 da CLT).

O Ministério do Trabalho e Emprego, por meio da Secretaria de Inspeção do Trabalho, disponibiliza no portal gov.br o Sistema Eletrônico para Emissão das Certidões de Cumprimento das Cotas de Pessoas com Deficiência e Aprendizes.

1. O que trata a Portaria MTE nº 547/2025?

A Portaria disciplina a emissão das certidões de cumprimento das cotas legais de contratação:

• de pessoas com deficiência e reabilitados da Previdência Social (art. 93 da Lei 8.213/1991); e
• de aprendizes (art. 429 da CLT).

Essas certidões passam a ser emitidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), por meio da Secretaria de Inspeção do Trabalho (SIT), diretamente no portal gov.br, via Sistema Eletrônico de Emissão de Certidões de Cumprimento de Cotas.

2. O que efetivamente mudou com a nova Portaria?

 » Base de Cálculo das Cotas Legais (Art. 4º e 5º da Portaria MTE nº 547/2025)

Para o cálculo da reserva legal de contratação de pessoas com deficiência e reabilitados da Previdência Social (PCDs) e da reserva legal de aprendizes, a Portaria nº 547/2025 define expressamente quais categorias devem e não devem compor a base de cálculo, eliminando dúvidas antes existentes.

a) No caso de pessoas com deficiência e reabilitados da Previdência Social (art. 4º):

• Incluem-se na base de cálculo:

  • Todos os empregados da empresa, somados em âmbito nacional;

  • Trabalhadores com deficiência ou reabilitados da Previdência Social que já integrem o quadro de empregados;

  • Empregados contratados sob a modalidade de contrato intermitente (art. 452-A da CLT).

• Excluem-se da base de cálculo:

  • Aprendizes, com ou sem deficiência, contratados diretamente pela empresa;

  • Empregados afastados por incapacidade permanente (aposentadoria por invalidez).

Além disso, a Portaria determina que não serão considerados para fins de cumprimento da reserva legal os empregados:

• Contratados sob contrato intermitente;

• Afastados por incapacidade permanente;

• E os próprios aprendizes, ainda que na condição de pessoa com deficiência ou reabilitado.

b) No caso da reserva legal para aprendizes (art. 5º):

• A cota é calculada entre 5% e 15% do total de trabalhadores cujas funções demandem formação profissional, conforme a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO).

• São excluídos da base de cálculo:

  • Funções que exijam habilitação técnica ou superior;

  • Cargos de direção, gerência ou confiança;

  • Empregados temporários (Lei nº 6.019/1974);

  • Aprendizes já contratados;

  • E afastados por incapacidade permanente (aposentadoria por invalidez).

As frações de unidade nos cálculos dão lugar à obrigação de contratação de mais um trabalhador, garantindo o cumprimento integral da reserva legal.

3. Há mudanças nas obrigações da empresa?

Não.
As obrigações legais de contratação previstas nos arts. 93 da Lei 8.213/91 e 429 da CLT continuam as mesmas.
A Portaria apenas moderniza o controle e a emissão das certidões, permitindo que o MTE consulte automaticamente o eSocial e disponibilize o documento de forma digital.

O que muda, portanto, é a forma de comprovar o cumprimento, e não o conteúdo da obrigação.

4. Como o sistema funciona?

O sistema eletrônico:

• Utiliza dados transmitidos ao eSocial (empregados, CBO, contratos, afastamentos etc.);
• Gera automaticamente a certidão conforme a base de dados;
• Atualiza periodicamente as informações;
• Informa a data de referência dos dados na própria certidão.

Importante: A empresa deve garantir que os dados no eSocial estejam corretos, pois não há validação pela fiscalização antes da emissão.

5. E se houver divergência ou processo judicial?

Conforme o art. 7º a 12, quando houver:

• Decisão judicial com parâmetros diferentes dos da Portaria, ou
• Termo de compromisso firmado em procedimento especial (art. 627-A da CLT),

A certidão não será emitida pelo sistema eletrônico, mas manualmente pela Auditoria-Fiscal do Trabalho, mediante solicitação formal via SEI/MTE.

6. Quais cuidados de Compliance e SST são recomendados?

1. Revisar periodicamente os dados do eSocial, garantindo coerência entre informações cadastrais, CBO e enquadramentos de PCD e aprendizes.
2. Validar os laudos médicos e certificados de reabilitação, que comprovam a condição do trabalhador.
3. Auditar internamente as bases de cálculo das cotas antes de emitir a certidão.
4. Documentar comunicações e controles internos, preservando registros que sustentem eventual fiscalização.
5. Treinar equipes de RH e SST sobre as novas definições legais e o funcionamento do sistema.

7. Conclusão e orientações de Compliance

A Portaria MTE 547/2025 moderniza e centraliza a forma de emissão das certidões de cumprimento das cotas legais, reforçando a necessidade de integridade, consistência e rastreabilidade das informações no eSocial.

Empresas que mantiverem controles internos alinhados e laudos atualizados terão segurança jurídica e agilidade no atendimento à fiscalização trabalhista.

II - Suporte e Consultoria

Em caso de dúvidas ou necessidade de auditoria sobre o cumprimento das cotas legais, a equipe da SAMYN ADVOGADOS está à disposição para apoiar sua empresa:

• Compliance Trabalhista e Previdenciário
• Auditoria Legal e eSocial
• Treinamentos e Revisões de Processos de RH e SST 

Rita de Cássia Samyn
Advogada – Especialista em Direito do Trabalho e Previdenciário
Consultora Jurídica e de Compliance Trabalhista
SAMYN ADVOGADOS & SAMYN CONSULTORIA