Implantação FGTS digital / março 2024
O FGTS Digital é um conjunto de sistemas integrados que vai gerenciar os diversos processos relacionados ao cumprimento da obrigação de recolhimento do FGTS. A proposta é promover soluções processuais e tecnológicas que facilitem o cumprimento dessa obrigação e assegurem que os valores devidos aos trabalhadores sejam efetivamente individualizados em suas contas vinculadas.
I. IMPACTOS DA IMPLANTAÇÃO DO FGTS DIGITAL
| Antes do FGTS Digital | Após o FGTS Digital | |
| Prazo de recolhimento | Dia 7 do mês seguinte | Dia 20 do mês seguinte |
| Constituição de débito | Ocorre apenas mediante levantamento e fiscalização do débito | Automática. O envio constitui confissão do débito correspondente |
| Multa administrativa | De R$ 10,74 a R$ 107,40 por empregado | 30% do valor do débito |
| Parcelamento de débito antes do início da fiscalização | Tem efeitos apenas para a emissão do CRF | Suspende a aplicação de multas administrativas. Ao se fazer a quitação, ocorre a eliminação. |
II. PRINCIPAIS MUDANÇAS:
1ª ALTERAÇÃO DO VENCIMENTO: conforme a Lei nº 14.438/2022, o prazo de recolhimento do FGTS Digital, antes previsto para o dia 7 do mês, passa a ser no 20º dia do mês seguinte ao da competência.
2ª RECOLHIMENTO VIA PIX: o método de pagamento foi implementado devido à agilidade e segurança, uma vez que o recolhimento pode ser informado imediatamente à plataforma. Assim, a guia de arrecadação do FGTS deixa de ter código de barras e o sistema passa a adotar o uso de QR Codes. A alteração visa impedir pagamentos de valores indevidos em outras guias e o atraso da entrega desta obrigação.
3ª INDENIZAÇÃO COMPENSATÓRIA DO FGTS: a multa rescisória (de 20% ou 40%) passa a ser informada diretamente dentro do FGTS Digital.
4ª CERTIFICADO DE REGULARIDADE DO FGTS: o não recolhimento dos valores do FGTS no prazo pode impactar a emissão da CRF, a partir do início do novo sistema. Ou seja, é importante estar atento e cumprir as obrigações para evitar problemas regulatórios junto ao fundo.
5ª MEI E SEGURADO ESPECIAL: o FGTS continuará sendo recolhido com o DAE mensal gerado pelo eSocial. Dessa forma, apenas o valor rescisório será recolhido pelo FGTS Digital, este em substituição a GRRF, antes gerada pela Conectividade Social.
6ª EMPREGADOR DOMÉSTICO: o FGTS permanece sendo recolhido mensalmente e em caso de rescisão, por meio da guia DAE, gerada pelo eSocial. O FGTS Digital poderá ser utilizado futuramente para requerer parcelamento dos débitos relacionados ao recurso. I
IMPORTANTE: Com o FGTS Digital, o cálculo dos valores a serem recolhidos é feito tomando como base as informações prestadas no eSocial. Para garantir o recolhimento correto, é importante se atentar a todas as configurações de rubricas e dados colaboradores.
III. IMPLANTAÇÃO SEGUNDO CRONOGRAMA DISPONIBILIZADO PELO GOVERNO FEDERAL:
1º. Data: 1º de março de 2024
Fase: Implantação do ambiente de produção e operação efetiva.
Para: Todas as empresas
2º. SEFIP x FGTS Digital
É preciso se atentar a alguns detalhes importantes quanto aos débitos recolhidos e meios utilizados. Por exemplo:
1) O FGTS mensal referente a fevereiro de 2024, com vencimento até o dia 07 de março de 2024, terá seu recolhimento realizado pelo SEFIP/Caixa;
2) O FGTS rescisório referente ao desligamento ocorrido até 26 de fevereiro de 2024 será recolhido via GRRF/Caixa, contanto que vença até 07 de março/2024;
3) Caso o FGTS rescisório seja referente a um desligamento ocorrido em 04 de março/2024, o recolhimento será efetuado via FGTS Digital, contanto que vença até dia 10 de março/2024;
4) O FGTS mensal referente a março/2024 deverá ser recolhido pela nova plataforma com vencimento no dia 19 de abril/2024.
5) Qualquer pagamento de diferenças ou retificação de dados deve utilizar o sistema original que gerou o recolhimento. Se no dia 15/03/2024 por exemplo, o empregador precisar recolher uma diferença de FGTS mensal referente à competência de fevereiro/2023, deverá utilizar a SEFIP, apesar de já estar obrigado a utilizar o FGTS Digital.
IV. ORIGEM DA BASE DE DADOS:
Nova forma de recolhimento do FGTS utilizará as informações do eSocial, reduzindo burocracias e o tempo gasto pelas empresas no cumprimento de obrigações trabalhistas.
1. eSOCIAL:
O FGTS Digital utilizará as informações declaradas pelos empregadores no eSocial para alimentar sua base de dados. Os empregadores devem rever processos internos e conferir se as informações relacionadas ao FGTS estão sendo declaradas corretamente via eSocial. Como as informações do eSocial não estavam sendo utilizadas até o momento para realizar recolhimentos, é possível que alguma configuração de incidência de rubricas ou de bases próprias do FGTS não esteja correta. Assim, as empresas devem revisitar todas as rubricas utilizadas em suas folhas de pagamento e fazer as alterações necessárias. Devem verificar também as verbas remuneratórias que são utilizadas apenas como base para FGTS, como nos casos de afastamento acidentário, serviço militar obrigatório, aviso prévio indenizado e primeira parcela de 13º salário.
1.1.SINCRONISMO ENTRE ESOCIAL E FGTS DIGITAL:
O envio de admissões, alterações cadastrais e contratuais, desligamentos e, principalmente, as remunerações terão impacto quase simultâneo na gestão e geração de guias e outros serviços do sistema.
A cada evento transmitido do trabalhador, haverá a sensibilização no FGTS Digital.
Não será necessário fechar a folha de pagamento (evento S-1299) para que o empregador possa gerar guias de determinada competência (mês).
Em dias de grande volume de dados transmitidos, poderá haver um intervalo maior de tempo entre o envio e o processamento interno do FGTS Digital, e o empregador deve certificar-se de que todas as remunerações transmitidas já constam na tela.
Para simplificar esse processo, principalmente para empresas com elevado número de trabalhadores, quando o empregador enviar o evento de fechamento da folha (S-1299), o FGTS Digital fará uma validação interna para verificar se todas as remunerações recebidas coincidem com o totalizador do FGTS (S-5013). Após essa verificação, o sistema indicará o status da folha (fechada ou aberta) e o horário em que foi realizada aquela validação. Veja comparativo entre o processo anterior do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) e a nova forma de declaração de informações (eSocial):
1.2. SEFIP x FGTS Digital
| EFIP | FGTS Digital |
| Para recolher o FGTS de apenas um trabalhador, a empresa tem que transmitir o de todos os outros, mesmo que já tenha efetuado o recolhimento destes. | Recebe dados por trabalhador, sem necessidade de reenviar declaração dos demais. |
| No caso de perda de arquivo transmitido e seu protocolo, só é possível gerar a guia pelo Conectividade Social. | Reimpressão de guias e relatórios on-line. |
| Exige guardar um backup com informações de meses anteriores caso seja necessário mandar alguma retificação ou recolhimento de diferenças. | Mantém repositório on-line, disponível para download. |
| Para regularizar situação de trabalhador com débitos | Permite mandar todas as remunerações num único evento |
| em vários meses o empregador precisa enviar um SEFIP para cada mês e uma guia para cada competência. | S-1200 apenas para o trabalhador nessa situação, sem necessidade de repetir os demais trabalhadores. Pode gerar uma única guia com todo o débito. |
| Parcelamento: exige envio de confissão de dívida para parcelar. A empresa precisa enviar novamente uma SEFIP para cada prestação, escolhendo os trabalhadores para bater com o total da guia. | Parcelamento: utiliza dados do eSocial. Não é necessário reenviar valores para individualizar as parcelas. |
| Não gera uma guia para cada tomador de serviços. | Filtro para gerar guia por tomador de serviços. |
| Há opção padrão para gerar guias do FGTS com todos os trabalhadors declarados na SEFIP. | Permite personalizar a guia de acordo com a necessidade da empresa, inclusive colocando em uma mesma guia várias competências diferentes, débitos mensais e rescisórios, por categoria de trabalhador, estabelecimento, por trabalhador, apenas débitos vencidos ou a vencer, entre outros. |
Num momento posterior, todos os recolhimentos de FGTS do passado serão realizados via FGTS Digital utilizando esses campos do eSocial, desativando definitivamente a GFIP para fins de FGTS e possibilitando a utilização de todas as ferramentas do FGTS Digital para otimizar e simplificar os processos de trabalho. Não há previsão de quando isso ocorrerá.
2. OUTRAS BASES:
Além do eSocial, futuramente o FGTS Digital utilizará outras fontes de dados para recompor as bases de remunerações para recolhimento do FGTS. Informações declaradas anteriormente via SEFIP/GRRF, RAIS e valores apurados em fiscalização serão integrados ao banco de dados.
V. PRINCIPAIS BENEFÍCIOS:
• Eliminar burocracias e custos adicionais;
• Diminuir os custos operacionais incorridos pelo FGTS;
• Reduzir as despesas com tarifas pagas à rede arrecadadora do FGTS;
• Digitalizar serviços (agilizar e automatizar procedimentos);
• Melhorar os serviços voltados para trabalhador e empregador;
• Promover a integração de ambientes e facilitar o acesso e gerenciamento de informações;
• Garantir segurança, integridade e confiabilidade aos dados e informações armazenados e processados;
• Diminuir a postergação da arrecadação anual do FGTS;
• Fornecer informações para direcionamento de ações e tomada de decisões estratégicas;
• Melhorar gestão, controle e transparência dos processos;
• Facilitar a comunicação entre Administrados e Administração;
• Permitir que os atores relacionados ao recolhimento do FGTS possam ter acesso aos dados e informações necessários para o exercício pleno de suas competências. Os valores ordinariamente devidos de FGTS serão calculados tomando-se por base as informações prestadas via eSocial e os débitos já virão individualizados desde a origem, utilizando o CPF como um dos elementos essenciais de identificação do trabalhador. Isso dará maior grau de confiabilidade, segurança e melhor controle do débito e do processo de recolhimento do FGTS.
VI. FACILIDADES:
• Emissão de guias rápidas e/ou personalizadas;
• Consulta de extratos de pagamentos realizados;
• Individualização dos extratos de pagamento;
• Verificação de débitos em aberto;
• Pagamento da multa indenizatória a partir das remunerações devidas de todo o período trabalhado. O PIX (mecanismo de pagamento instantâneo) foi escolhido como ferramenta de pagamento do FGTS e irá trazer ganhos de confiabilidade, agilidade e facilidade, otimizando o processo de individualização na conta do trabalhador. As guias de pagamentos do FGTS poderão ser emitidas no portal do FGTS Digital ou na própria tela do ambiente web do eSocial. No FGTS Digital serão criados sistemas próprios para gerenciar, controlar e automatizar os procedimentos de restituição e/ou compensação de valores pagos indevidamente. Isso trará mais facilidade para o empregador efetuar compensação ou recuperação desses valores. Uma melhoria significativa nesse processo. O desenvolvimento e implementação do Projeto FGTS Digital também vai atender às recentes alterações legislativas trazidas pela Lei nº 13.932, de 11 de dezembro de 2019, que instituiu a obrigação de elaborar folha de pagamento e declarar em sistema de escrituração digital para fins de cumprimento da obrigação de recolhimento do FGTS, criou o lançamento por homologação, conferindo às declarações feitas em sistema de escritura&cc